Wyjazd integracyjny: jak zaplanować firmowy wyjazd

Wyjazd integracyjny to integracja firmowa poza miastem, z noclegiem albo bez niego: zespół spędza razem dzień, dwa albo trzy, z programem, wspólnymi posiłkami i wieczorem. Planowanie zaczyna się od długości i terminu, bo od nich zależy, kto w ogóle może pojechać. Dopiero potem wybierasz kierunek, nocleg i program, a na końcu porównujesz oferty.

Czym wyjazd integracyjny różni się od integracji na miejscu?

Integracja na miejscu to kilka godzin po pracy albo w dzień roboczy, po której każdy wraca do domu. Wyjazd daje czas, którego wieczór w lokalu nie daje: wspólne śniadanie, spacer bez programu, rozmowę przy kolacji. Przy wyjeździe z noclegiem wymaga za to zgody uczestników na noc poza domem, a w każdym wariancie więcej logistyki i dłuższego przygotowania.

Ogólny plan integracji, od celu po zaproszenie, opisujemy w tekście integracja firmowa krok po kroku. Tutaj skupiamy się na tym, co dochodzi przy wyjeździe.

Jak długi powinien być wyjazd integracyjny?

Długość dobierasz do celu i do zespołu:

Im dłuższy wyjazd, tym więcej osób musi coś zorganizować w domu. Zapytaj zespół wcześniej, który wariant jest dla ludzi realny.

Dzień roboczy czy weekend?

Wyjazd w dni robocze nie zabiera ludziom wolnego czasu, ale wymaga zastępstw i zamknięcia bieżących spraw. Weekend nie przerywa pracy, za to wchodzi w czas prywatny: opiekę nad dziećmi, zajęcia, rodzinę. Wariant pośredni to wyjazd w piątek z powrotem w sobotę.

Przy wyjeździe w weekend pojawia się pytanie, czy to czas pracy. Kodeks pracy nie wymienia wyjazdów integracyjnych, więc odpowiedzi nie da się wyczytać wprost z przepisów o czasie pracy (art. 128 § 1) ani o godzinach nadliczbowych (art. 151 § 1).

Dlatego ustal to przed wyjazdem, a nie po powrocie: czy udział jest dobrowolny, jak traktujecie czas wyjazdu i co z osobami, które nie pojadą. Zapisz to w zaproszeniu. Szerzej o obowiązku udziału, czasie pracy, orzeczeniach Sądu Najwyższego i wypadkach piszemy w tekście impreza integracyjna: obowiązek, czas pracy i wypadek.

Gdzie pojechać na wyjazd integracyjny?

Kierunek wybieraj według tego, co zespół ma robić, a nie według zdjęć w ofercie.

• Góry. Piesze trasy, widoki, wieczór przy kominku. Trudność tras dopasuj do najmniej wprawionej osoby i przygotuj krótszy wariant. Sprawdź prognozę i ustal, kto decyduje o zmianie planu przy złej pogodzie.
• Woda: jezioro, rzeka, morze. Kajaki, żaglówki, plaża, spacer brzegiem. Zapytaj organizatora o kamizelki, instruktaż i ubezpieczenie, a uczestników o umiejętność pływania. Poza sezonem część atrakcji wodnych może być niedostępna.
• Miasto. Zwiedzanie z przewodnikiem, gra miejska, muzea, kolacja w lokalu. Dobre dla zespołów, które nie chcą aktywności fizycznej, i poza sezonem letnim.
• Ośrodek z programem na miejscu. Sala, teren, posiłki i atrakcje w jednym miejscu. Mniej przejazdów, ale mniej zmiany otoczenia.

Przy każdym kierunku sprawdź czas dojazdu w jedną stronę. Długa podróż zabiera część programu i męczy przed pierwszym punktem dnia. Więcej formuł wyjazdowych zebraliśmy w tekście pomysły na integrację firmową.

Jak zorganizować transport i nocleg?

Transport. Wspólny przejazd wynajętym autokarem albo busem ułatwia start o jednej godzinie i powrót bez samochodów. Jeśli część osób jedzie własnym autem, ustal z nimi godzinę powrotu tak, żeby nikt nie prowadził po wieczorze, na którym podawano alkohol, i nie wyjeżdżał niewyspany. Osobom z innych miast podaj zasady dojazdu i zwrotu kosztów.

Pokoje. Zapytaj w ankiecie, kto chce pokój jednoosobowy, kto może dzielić pokój i z kim. Nie przydzielaj współlokatorów bez pytania. Osoby z niepełnosprawnościami mogą potrzebować pokoju i drogi do sali bez barier; to trzeba sprawdzić w obiekcie, nie w opisie oferty.

Osoby z dziećmi. Ustal wcześniej, czy rodziny są zaproszone. Jeśli tak, potrzebujesz pokoi rodzinnych, programu dla dzieci z opiekunem i spokojniejszego wieczoru. Jeśli nie, napisz to jasno, a termin dobierz tak, by rodzice mogli zorganizować opiekę.

Wymagania żywieniowe i alergie. Zbierz je w tej samej ankiecie i przekaż obiektowi na piśmie, z liczbą osób przy każdym posiłku. Pytania do dostawcy jedzenia opisujemy w tekście o cateringu na imprezę firmową.

Jak ułożyć program dnia i czas wolny?

Program wyjazdu to nie grafik minuta po minucie. Prosty szkielet:

1. Przyjazd i posiłek. Czas na zakwaterowanie przed pierwszym punktem programu.
2. Jedna główna aktywność dziennie. Wycieczka, zajęcia z instruktorem, warsztat albo gra zespołowa, z wariantem dla osób, które nie chcą się forsować.
3. Czas wolny. Co najmniej kilka godzin bez programu. Ten czas daje okazję do rozmów z osobami spoza własnego działu.
4. Wspólna kolacja. Bez obowiązkowych przemówień i z napojami bezalkoholowymi na równi z innymi.
5. Spokojny poranek. Śniadanie bez pośpiechu i powrót o godzinie podanej w zaproszeniu.

Jeśli wyjazd łączy część roboczą z integracyjną, napisz w zaproszeniu, ile jest pracy, a ile odpoczynku. Czym zadania z trenerem różnią się od zwykłej integracji, wyjaśniamy w tekście o team buildingu.

Co z osobami, które nie mogą jechać?

Ktoś z zespołu może nie pojechać z powodu opieki nad dziećmi lub bliskimi, zdrowia, wiary, pracy zmianowej albo zwykłej niechęci do nocy poza domem. Nie dopytuj o powody. Zaplanuj alternatywę: krótsze spotkanie na miejscu, wspólny posiłek w biurze albo możliwość dołączenia na jeden dzień bez noclegu. Nie oceniaj nieobecnych i nie wracaj do tematu w rozmowach o pracy.

Od czego zależy budżet wyjazdu integracyjnego?

Koszt wyjazdu buduje się z ofert zebranych pod Twój termin, kierunek i liczbę osób. Na sumę wpływają:

• liczba uczestników i noclegów: pokoje jedno- czy wieloosobowe, liczba nocy;
• termin: sezon, weekend czy dni robocze, długie weekendy i ferie;
• transport: odległość, rodzaj pojazdu, przejazdy na miejscu;
• wyżywienie: liczba posiłków, forma podania, wymagania żywieniowe;
• program: instruktorzy, sprzęt, przewodnik, prowadzący, sala;
• ubezpieczenie i rezerwa na zmianę liczby osób i plan na złą pogodę.

Rozbij każdą ofertę na te same pozycje i przelicz na osobę. Własne stawki wpisz do kalkulatora budżetu eventu, który zsumuje pozycje i doda rezerwę. Tak samo traktuj gotowe programy, na przykład wyjazdy firmowe z programem integracyjnym w ofercie bydgoskiej agencji: przed porównaniem rozpisz je na pozycje.

Jeśli wyjazd ma być dofinansowany z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu określa pracodawca w regulaminie (art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS), a przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej (art. 8 ust. 1). Sprawdź regulamin, zanim obiecasz dopłatę wszystkim po równo.

Czy wyjazd integracyjny jest przychodem pracownika?

W uzasadnieniu wyroku z 8 lipca 2014 r. (sygn. K 7/13) Trybunał Konstytucyjny wskazał, że kryterium przysporzenia „nie jest natomiast spełnione, gdy pracodawca proponuje pracownikom udział w spotkaniach integracyjnych czy szkoleniowych, choćby organizowanych poza miejscem pracy (imprezy wyjazdowe)”. Skutki zależą jednak od stanu faktycznego, a w razie wątpliwości warto zapytać księgowego lub doradcę podatkowego albo wystąpić o własną interpretację. Szczegóły, w tym finansowanie z ZFŚS i udział rodzin, opisujemy w tekście impreza firmowa a PIT i ZUS.

Jak informować zespół przed wyjazdem?

Pierwsza wiadomość powinna wyjść z wyprzedzeniem, z datą, długością i pytaniem o ankietę. Drugą, z pełnym programem, wyślij po rezerwacji. Zaproszenie powinno odpowiadać na pytania, które uczestnicy mogą zadać:

• dokąd, kiedy i o której powrót;
• czy udział jest dobrowolny i co z osobami, które nie jadą;
• jak wygląda podział pokoi i czy można jechać z rodziną;
• co zabrać: ubranie na deszcz, buty na trasę, dokumenty, leki;
• czy uczestnicy mają ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków;
• kto jest osobą kontaktową na miejscu i pod jakim numerem.

Kolejne zadania, od rezerwacji po podziękowania, rozpisuje checklista organizacji eventu. Po powrocie zbierz krótką informację zwrotną i zapisz ją do następnego wyjazdu. Pozostałe teksty o spotkaniach zespołu znajdziesz w dziale integracje firmowe.