Program konferencji układa się od stałych punktów: godziny rozpoczęcia, przerw na posiłki i godziny zakończenia, a dopiero między nimi rozmieszcza wystąpienia. Poniższe wzory pokazują trzy typowe formaty. Czasy w tabelach to propozycje do planowania, nie normy: dopasuj je do swojej grupy, miejsca i liczby prelegentów.
W skrócie
- Zacznij od ram dnia: otwarcie rejestracji, posiłki, zakończenie. Wystąpienia wstawiasz w wolne bloki.
- Wystąpienie główne umieść na początku dnia albo zaraz po przerwie, gdy uwaga sali jest największa.
- Przerwy nie są stratą czasu: to tam uczestnicy rozmawiają ze sobą i z prelegentami.
- Do każdego bloku dolicz bufor na zmianę prelegenta i pytania z sali.
Jak ułożyć program konferencji?
Zanim wpiszesz pierwszą godzinę, odpowiedz na kilka pytań:
- Ile czasu mają uczestnicy? Konferencja wewnętrzna w dniu pracy rządzi się innymi prawami niż wydarzenie wyjazdowe z noclegiem.
- Skąd przyjeżdżają? Gdy część gości dojeżdża z innych miast, późniejszy start i wcześniejsze zakończenie oszczędzą im nocnej podróży.
- Ile jest wystąpień i jak długie? Spisz je na liście razem z czasem, którego potrzebuje każdy prelegent.
- Jaki ma być stosunek słuchania do rozmowy? Same wykłady męczą. Panel, sesja pytań, warsztat albo czas na rozmowy przy stolikach zmieniają rytm.
Na tej podstawie wybierz jeden z wzorów poniżej i dostosuj go. O tym, jak dobrać salę i technikę do formatu, piszemy w poradniku organizacja konferencji krok po kroku.
Wzór 1: program konferencji na pół dnia
Format na poranne spotkanie z klientami, premierę albo konferencję wewnętrzną bez posiłku głównego.
| Godzina | Punkt programu | Uwagi |
|---|---|---|
| 8:30–9:00 | Rejestracja i kawa powitalna | stanowisko rejestracji otwarte wcześniej niż sala |
| 9:00–9:10 | Otwarcie i powitanie | prowadzący, informacje organizacyjne |
| 9:10–9:50 | Wystąpienie główne | najważniejszy temat dnia, z pytaniami na koniec |
| 9:50–10:30 | Wystąpienie 2 | |
| 10:30–10:50 | Przerwa kawowa | |
| 10:50–11:30 | Wystąpienie 3 lub panel dyskusyjny | panel z moderatorem i 3-4 rozmówcami |
| 11:30–12:00 | Pytania z sali, podsumowanie | ten blok pełni też rolę bufora |
| 12:00–12:30 | Rozmowy przy kawie, zakończenie | czas na kontakty i rozmowy z prelegentami |
Uwaga praktyczna: przy formacie półdniowym jedna przerwa wystarcza, ale nie rezygnuj z niej. Bez przerwy łatwo o to, że goście zaczną wychodzić w trakcie wystąpień.
Wzór 2: program konferencji jednodniowej
Format pasujący do wydarzeń całodziennych: dwa bloki przed obiadem, dwa po obiedzie.
| Godzina | Punkt programu | Uwagi |
|---|---|---|
| 8:30–9:15 | Rejestracja i kawa powitalna | |
| 9:15–9:30 | Otwarcie | powitanie, cel dnia, informacje organizacyjne |
| 9:30–10:15 | Wystąpienie główne | |
| 10:15–11:00 | Sesja 1: dwa krótsze wystąpienia | |
| 11:00–11:30 | Przerwa kawowa | |
| 11:30–12:45 | Sesja 2: wystąpienia lub panel | ostatnie 15 minut na pytania |
| 12:45–13:45 | Obiad | |
| 13:45–14:45 | Sesja 3: warsztaty lub sesje równoległe | po obiedzie lepiej działa forma aktywna |
| 14:45–15:00 | Przerwa na zmianę sal | bufor przy sesjach równoległych |
| 15:00–15:45 | Sesja 4: wystąpienie zamykające | mocny temat na koniec, żeby goście zostali |
| 15:45–16:15 | Podsumowanie, pytania, zakończenie | |
| od 16:15 | Rozmowy przy kawie | opcjonalnie |
Uwaga praktyczna: blok tuż po obiedzie jest dla słuchaczy najtrudniejszy. Warsztat, panel z udziałem sali albo sesje do wyboru sprawdzają się tam lepiej niż długi wykład.
Wzór 3: program konferencji dwudniowej
Format wyjazdowy albo wydarzenie z udziałem gości z wielu miast, z kolacją pierwszego dnia.
| Dzień | Godzina | Punkt programu |
|---|---|---|
| 1 | 10:00–11:00 | Przyjazd, zakwaterowanie, rejestracja i kawa |
| 1 | 11:00–11:15 | Otwarcie konferencji |
| 1 | 11:15–12:00 | Wystąpienie główne |
| 1 | 12:00–13:00 | Sesja 1 |
| 1 | 13:00–14:00 | Obiad |
| 1 | 14:00–15:30 | Sesja 2: warsztaty lub sesje równoległe |
| 1 | 15:30–16:00 | Przerwa kawowa |
| 1 | 16:00–17:00 | Sesja 3: panel dyskusyjny |
| 1 | 17:00–19:00 | Czas wolny |
| 1 | od 19:00 | Kolacja i część nieformalna |
| 2 | 8:00–9:30 | Śniadanie, wymeldowanie |
| 2 | 9:30–9:45 | Podsumowanie pierwszego dnia, plan drugiego |
| 2 | 9:45–11:00 | Sesja 4 |
| 2 | 11:00–11:30 | Przerwa kawowa |
| 2 | 11:30–12:45 | Sesja 5: warsztaty |
| 2 | 12:45–13:15 | Podsumowanie i zakończenie |
| 2 | 13:15–14:15 | Obiad i wyjazd |
Uwaga praktyczna: drugiego dnia rano bywa, że część osób dociera później po wieczornej kolacji. Na początek drugiego dnia nie planuj najważniejszego wystąpienia, a wymeldowanie z hotelu ustal tak, by nie wypadło w środku sesji. Jeśli kolacja ma część oficjalną, inspiracje znajdziesz w tekście o tym, jak przygotować galę firmową.
Gdzie umieścić wystąpienie główne?
Wystąpienie główne, czyli najważniejszy punkt dnia, ma największą szansę wybrzmieć na początku, tuż po otwarciu, kiedy sala jest pełna i wypoczęta. Druga dobra pozycja to blok zamykający: mocny temat na koniec zatrzymuje uczestników do ostatniej sesji. Unikaj stawiania najważniejszego prelegenta bezpośrednio po obiedzie i w ostatnich minutach przed przerwą, gdy myśli słuchaczy są już przy kawie.
Jak planować przerwy i bufory czasowe?
Przerwy w programie pełnią trzy role: odpoczynek, rozmowy między uczestnikami i zapas czasu na opóźnienia. Kilka zasad, które warto przyjąć:
- Przerwa co jeden do dwóch bloków. Długi ciąg wystąpień bez przerwy obniża uwagę i wydłuża kolejki do toalet.
- Dłuższa pierwsza przerwa kawowa. Po porannej sesji uczestnicy chcą porozmawiać, a obsługa potrzebuje czasu, by wydać kawę wszystkim.
- Bufor przy każdej zmianie. Podłączenie laptopa, mikrofon, przejście na scenę: przy kilku zmianach prelegentów zbiera się z tego kilkanaście minut. Zaplanuj je w programie, zamiast liczyć na to, że się nie zdarzą.
- Czas na przejście między salami przy sesjach równoległych.
- Pytania z sali jako bufor. Jeśli program się opóźni, skraca się pytania, a nie przerwy na posiłki.
Wielkość przerw i buforów zależy od liczby uczestników, układu obiektu i sposobu podania posiłków. Ustal je z obiektem i firmą cateringową: o organizacji jedzenia na wydarzeniu firmowym więcej piszemy w tekście catering na imprezę firmową.
Jak opisać punkty programu dla uczestników?
Program, który dostają uczestnicy, różni się od scenariusza dla zespołu. Wersja dla gości zawiera:
- godziny, nazwę punktu programu i imię oraz nazwisko prelegenta,
- jedno lub dwa zdania o tym, czego dotyczy wystąpienie i dla kogo jest,
- salę lub ścieżkę przy sesjach równoległych,
- informacje praktyczne: Wi-Fi, szatnia, miejsce posiłków, kontakt do organizatora.
Scenariusz dla zespołu jest bardziej szczegółowy: zawiera godziny próby, osoby odpowiedzialne za każdy punkt, kolejność prezentacji na komputerze, sygnały dla prowadzącego i plan awaryjny na wypadek nieobecności prelegenta.
Jak przygotować plan awaryjny?
Zakłócenia, na które warto być przygotowanym, to spóźniony lub nieobecny prelegent, awaria techniki i opóźnienie całego programu. Przygotuj na każdą z tych sytuacji gotową odpowiedź: zamianę kolejności wystąpień, dodatkowy panel lub sesję pytań, zapasowy komputer i kopię prezentacji. Prowadzący powinien znać plan awaryjny tak samo dobrze jak program.
Program to tylko część przygotowań. Pozostałe zadania, od rezerwacji sali po podziękowania po wydarzeniu, rozpisaliśmy w czasie w checkliście organizacji eventu. Więcej tekstów o wydarzeniach biznesowych znajdziesz w dziale konferencje.