W skrócie
Wpisz liczbę uczestników, koszty liczone od osoby i koszty stałe, a na końcu rezerwę w procentach. Kalkulator sumuje to na bieżąco. Nie podpowiada żadnych cen, bo te musisz wziąć z ofert, które masz w ręku.Jak oszacować budżet eventu
Zacznij od listy pozycji, a dopiero potem pytaj o ceny. Każdy koszt należy do jednej z dwóch grup. Pierwsza to koszty na osobę, czyli catering, napoje i transport: rosną razem z liczbą gości. Druga to koszty stałe, czyli sala, oprawa muzyczna, technika, dekoracje i obsługa: kwota jest ta sama, czy przyjdzie trzydzieści osób, czy sto.
Ta różnica ma znaczenie przy zmianie listy gości. Gdy dojdzie dziesięć osób, rosną tylko pozycje z pierwszej grupy. Kalkulator liczy to osobno, więc możesz zmienić liczbę uczestników i od razu zobaczyć nową sumę.
Kwoty bierz z ofert i wycen od dostawców. Warto zebrać co najmniej dwie wyceny na każdą większą pozycję i porównać, co dokładnie zawiera cena: czas obsługi, sprzęt, sprzątanie, dojazd.
Czego nie zapomnieć
- Rezerwa. Wpisz ją jako procent sumy wszystkich pozycji. Przy eventach zawsze pojawia się coś nieprzewidzianego: dodatkowi goście, przedłużenie wynajmu, zmiana menu. Rezerwa pozwala przyjąć to bez rozmowy o dopłatach.
- VAT. Ustal wcześniej, czy wszystkie kwoty są netto czy brutto, i trzymaj się jednej formy w całym kalkulatorze. Wybór zależy od tego, czy firma może odliczyć VAT od danej pozycji: jeśli nie może, realnym wydatkiem firmy jest kwota brutto. Zasady opisujemy w dziale podatki.
- Koszty poboczne. Parking, szatnia, ubezpieczenie, opłaty za muzykę, nocleg dla ekipy, napiwki. Mogą nie być ujęte w ofercie głównej.
- Pozycje bez wyceny. Jeśli czegoś jeszcze nie wiesz, zostaw pole puste. Puste pole liczy się jako zero, więc suma będzie dolną granicą, a nie pełnym budżetem.
Jak czytać wynik
Wynik pokazuje dwie liczby: sumę budżetu razem z rezerwą oraz koszt przypadający na jednego uczestnika. Drugą liczbę warto porównać z tym, co firma zakłada na osobę, na przykład w polityce wydatków albo w budżecie działu. Przy zerze uczestników kalkulator zamiast kwoty na osobę pokazuje myślnik.
Liczby można wpisywać z przecinkiem lub kropką jako separatorem dziesiętnym, a spacje między cyframi w kwocie są ignorowane. Pole z niepoprawnym wpisem jest oznaczone i liczone jako zero.
Ograniczenia
To narzędzie służy do szybkiego szacunku, nie zastępuje wyceny ani umowy. Nie zna Twoich dostawców, stawek ani lokalnych kosztów, dlatego nie podaje żadnych cen ani średnich. Dane zostają w przeglądarce: nic nie jest wysyłane na serwer ani zapisywane.
Terminy zadań rozpisuje checklista organizacji eventu, a dla integracji i konferencji zajrzyj do działów integracje i konferencje. Wszystkie narzędzia: narzędzia.