DJ na imprezę firmową: jak wybrać i co ustalić

DJ na imprezie firmowej może być kimś więcej niż osobą od muzyki: może prowadzić program, oddawać mikrofon zarządowi, pilnować przerw na wręczenia i dobierać głośność tak, żeby goście mogli rozmawiać. Wybierasz go po doświadczeniu z takimi wydarzeniami i nagraniach z realizacji, a nie po samej playliście. Przed podpisaniem umowy ustal z salą prąd, godziny i limity głośności, a w umowie zapisz zakres, sprzęt, nadgodziny i to, kto rozlicza prawa do muzyki.

Czym różni się DJ na imprezie firmowej od DJ-a weselnego?

Na imprezie firmowej spotykają się ludzie, którzy na co dzień razem pracują, a w programie obok tańca mogą być przemówienia, wręczenia nagród i czas na rozmowy. Z tego wynikają inne zadania DJ-a niż na weselu:

Jeśli w programie jest wystąpienie zarządu, ustal wcześniej, czy DJ ma je zapowiedzieć, czy robi to osobny prowadzący. Przy dłuższym programie scenicznym, jak na gali firmowej, DJ bywa jednym z kilku wykonawców i musi trzymać się wspólnego scenariusza.

O co zapytać DJ-a przed wyborem?

Wyślij każdemu wykonawcy ten sam opis imprezy (termin, godziny, liczba gości, sala, program) i te same pytania. Odpowiedzi łatwiej wtedy porównać.

• Ile imprez firmowych ma za sobą, poza weselami i klubami? Poproś o przykłady podobnych wydarzeń, bez nazw klientów, jeśli wykonawca ich nie ujawnia.
• Czy można zobaczyć nagranie z realizacji? Fragment z prawdziwej imprezy pokazuje, jak DJ mówi do mikrofonu i jak reaguje na salę. Krótki film promocyjny może pokazywać głównie efekt montażu.
• Jak prowadzi mikrofon? Czy zapowiada punkty programu, czy tylko podaje mikrofon, czy ma mikrofon bezprzewodowy dla osób przemawiających.
• Jak układa repertuar? Czy pyta o wiek i skład gości, czy przyjmuje listę utworów obowiązkowych i listę „nie graj”.
• Co dzieje się przy awarii sprzętu? Zapasowy odtwarzacz, drugi mikrofon, kopia muzyki na innym nośniku, sposób dotarcia, gdy coś się zepsuje w drodze.
• Kto przyjedzie, jeśli zachoruje? Czy ma zastępstwo i czy zastępstwo zna ustalenia.
• Ile czasu potrzebuje na rozstawienie i demontaż i czy ten czas jest w cenie.

Lista „nie graj” to prosty dokument: utwory i gatunki, których nie chcesz usłyszeć, na przykład piosenki z wulgarnym tekstem albo utwory kojarzone z konkurencją. Przekaż ją razem z listą utworów, które mają się pojawić, na przykład przy wejściu nagrodzonych osób na scenę.

Co ustalić z salą przed zamówieniem DJ-a?

Część problemów z oprawą muzyczną wynika z warunków obiektu, a nie z pracy DJ-a. Zanim podpiszesz umowę z wykonawcą, zapytaj zarządcę sali o:

• zasilanie: gniazda w miejscu rozstawienia, osobny obwód dla sprzętu, a w plenerze źródło prądu;
• limity głośności: czy obiekt ma ograniczenia, czy mierzy poziom dźwięku i co się dzieje po przekroczeniu;
• godziny: do której może grać muzyka, od kiedy wolno wejść z rozstawieniem i do kiedy trzeba się wynieść;
• wjazd i rozładunek: parking dla busa, winda, schody, odległość od drzwi do sali;
• miejsce rozstawienia: gdzie stanie stół DJ-a, czy jest scena, jak daleko od stołów gości;
• własne nagłośnienie sali: czy DJ może się do niego podłączyć, czy musi przywieźć swoje;
• zasady dla wykonawców zewnętrznych: czy obiekt pobiera opłaty albo wymaga zgłoszenia.

Odpowiedzi przekaż DJ-owi na piśmie. To ta sama zasada, co przy zamawianiu jedzenia, opisana w tekście o cateringu na imprezę firmową: obiekt i wykonawca muszą znać te same warunki.

Co wpisać do umowy z DJ-em?

Umowa powinna przenieść na papier wszystko, co ustaliliście w rozmowach:

• zakres: oprawa muzyczna, prowadzenie programu, zapowiedzi, konkursy;
• godziny: początek i koniec grania oraz osobno godziny rozstawienia i demontażu;
• nadgodziny: czy są możliwe, kto o nich decyduje na miejscu i jak się je rozlicza;
• sprzęt: nagłośnienie, oświetlenie, liczba mikrofonów, sprzęt zapasowy;
• nagłośnienie przemówień: czy DJ obsługuje mikrofony dla mówców i w której części sali muszą być słyszalne;
• odwołanie i przesunięcie terminu: koszty po każdej stronie, zastępstwo przy chorobie wykonawcy;
• prawa do muzyki: kto odpowiada za ewentualne opłaty związane z odtwarzaniem utworów (szczegóły niżej).

Kodeks cywilny zna kilka rodzajów umów, w których może mieścić się taka współpraca. Przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia (art. 627 k.c.). Przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie (art. 734 § 1 k.c.), a do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 750 k.c.). Nie rozstrzygamy tu, do którego rodzaju należy umowa z DJ-em. Jeśli masz wątpliwości, jaką umowę zawrzeć, zapytaj prawnika.

Kto rozlicza prawa do muzyki na imprezie firmowej?

Jeżeli ustawa nie stanowi inaczej, twórcy przysługuje wyłączne prawo do korzystania z utworu i rozporządzania nim na wszystkich polach eksploatacji oraz do wynagrodzenia za korzystanie z utworu (art. 17 ustawy o prawie autorskim). Do odrębnych pól eksploatacji w zakresie rozpowszechniania utworu należy między innymi publiczne wykonanie i odtworzenie (art. 50 pkt 3). Gdy odtwarza się artystyczne wykonanie za pomocą wprowadzonego do obrotu egzemplarza, stosowne wynagrodzenie przysługuje artyście wykonawcy (art. 86 ust. 3), a gdy odtwarza się wprowadzony do obrotu fonogram, producentowi fonogramu (art. 94 ust. 5). Przy odtwarzaniu nagrań mogą więc wchodzić w grę prawa trzech grup: twórców, artystów wykonawców i producentów fonogramów. Zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi lub pokrewnymi polega między innymi na zawieraniu umów o korzystanie z utworów lub przedmiotów praw pokrewnych albo na poborze wynagrodzenia za takie korzystanie (art. 3 pkt 1 lit. b ustawy o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi). Organizacja zbiorowego zarządzania to stowarzyszenie, którego podstawowym celem statutowym jest takie zarządzanie na rzecz uprawnionych, w zakresie zezwolenia udzielonego przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego (art. 3 pkt 2).

Ustawa o prawie autorskim nie mówi jednak wprost, czy impreza zamknięta dla pracowników to publiczne odtwarzanie, i nie definiuje samego słowa „publiczny”. Dlatego przed imprezą ustal na piśmie z DJ-em albo z obiektem, kto odpowiada za ewentualne opłaty na rzecz organizacji zbiorowego zarządzania, a w razie wątpliwości zapytaj właściwą organizację lub prawnika. Nie zakładaj z góry, że opłat nie ma, ani że skoro DJ ma umowę z jakąś organizacją, firma nie musi niczego sprawdzać.

Czy hałas na imprezie może być wykroczeniem?

Kodeks wykroczeń karze tego, kto krzykiem, hałasem, alarmem lub innym wybrykiem zakłóca spokój, porządek publiczny, spoczynek nocny albo wywołuje zgorszenie w miejscu publicznym; grozi za to areszt, ograniczenie wolności albo grzywna (art. 51 § 1 k.w.). Kodeks wykroczeń nie podaje godzin ciszy nocnej; innych przepisów, na przykład regulaminów gmin, tu nie omawiamy.

Dla organizatora praktyczne znaczenie mają też zasady konkretnego obiektu. Jeśli sala sąsiaduje z budynkami mieszkalnymi albo impreza odbywa się w plenerze, zapytaj zarządcę o godziny i poziom głośności, wpisz je do umowy z DJ-em i ustal, kto w trakcie imprezy może poprosić o ściszenie.

Od czego zależy koszt DJ-a na imprezę firmową?

Nie podajemy stawek, bo nie mamy zweryfikowanego zestawienia publicznych cenników. Na koszt wpływają:

• liczba godzin grania oraz czas rozstawienia i demontażu;
• zakres pracy: sama muzyka czy także prowadzenie programu i konkursów;
• sprzęt: wielkość nagłośnienia, oświetlenie, liczba mikrofonów, sprzęt zapasowy;
• wielkość sali i liczba gości, od których zależy potrzebne nagłośnienie;
• dojazd i ewentualny nocleg wykonawcy;
• termin i dzień tygodnia, jeśli wykonawca różnicuje według nich stawki;
• nadgodziny i warunki odwołania.

Poproś każdego wykonawcę o ofertę rozpisaną na te pozycje, a kwoty wpisz do kalkulatora budżetu, żeby zobaczyć koszt oprawy na tle całej imprezy. Jeśli zlecasz cały event jednej firmie, oprawa muzyczna będzie jedną z pozycji jej oferty; jak porównywać takie oferty, opisujemy w tekście o tym, jak wybrać agencję eventową.

Pozostałe elementy obsługi wydarzenia znajdziesz w dziale obsługa eventu.