Gala firmowa: jak ją przygotować i poprowadzić

Gala firmowa to wydarzenie z częścią oficjalną, kolacją i programem artystycznym, organizowane z okazji rocznicy, wręczenia nagród, podsumowania roku albo premiery. Przygotowanie zaczyna się od celu i listy gości, a kończy na scenariuszu rozpisanym co do minuty. Ten poradnik przeprowadza przez wszystkie etapy, od wyboru miejsca po obsługę wieczoru.

Po co organizować galę firmową?

Gala ma sens, gdy jest konkretny powód do świętowania i konkretni ludzie, których chcesz uhonorować lub zaprosić. Najczęstsze okazje to:

• wręczenie nagród pracownikom, zespołom albo partnerom,
• jubileusz firmy, opisany szerzej w tekście o tym, jak zorganizować jubileusz firmy,
• podsumowanie roku z przedstawieniem planów,
• spotkanie z klientami i partnerami dla budowania relacji,
• premiera produktu lub nowej marki.

Cel przekłada się na wszystko inne. Gala nagród potrzebuje sprawnej ceremonii i dobrego prowadzącego. Gala dla partnerów potrzebuje przestrzeni do rozmów. Gala jubileuszowa potrzebuje opowieści o historii firmy.

Kogo zaprosić na galę firmową?

Lista gości wynika z celu, ale warto ją budować świadomie: kto musi być, kto powinien być, kto może być. Przy galach z udziałem gości zewnętrznych pomyśl o:

• osobach towarzyszących (zaproszenie imienne z osobą towarzyszącą albo bez, jasno w treści zaproszenia),
• protokole: kolejność wystąpień, miejsca przy stołach dla najważniejszych gości, powitanie z nazwiska,
• dress code: wpisz go w zaproszenie, żeby nikt nie czuł się nie na miejscu,
• potwierdzeniach udziału z pytaniem o dietę i potrzeby dostępności.

Wyślij wcześniej krótką wiadomość „zarezerwuj datę”, szczególnie gdy gala wypada w okresie wielu wydarzeń branżowych, a właściwe zaproszenia roześlij z wyprzedzeniem.

Jak wybrać miejsce na galę?

Miejsce musi pomieścić trzy strefy: powitalną, główną z widokiem na scenę i taką, gdzie da się swobodnie porozmawiać. Przy oglądaniu sal zwróć uwagę na:

Wizję lokalną zrób o tej samej porze dnia, o której odbędzie się gala, żeby ocenić światło i dojazd.

Jak napisać scenariusz gali firmowej?

Scenariusz to dokument, w którym każdy punkt wieczoru ma godzinę, czas trwania, osobę odpowiedzialną i potrzeby techniczne. Przykładowy układ:

Kilka zasad, które ratują wieczór:

• Krótkie przemowy. Ustal z mówcami limit czasu i poproś o tekst wcześniej. Nikt nie pamięta długiego przemówienia, wszyscy pamiętają, że się dłużyło.
• Nagrody w blokach. Rozdzielenie ceremonii na dwie lub trzy części między daniami utrzymuje uwagę sali.
• Próba generalna. W dniu gali, z prowadzącym, techniką i osobami odbierającymi nagrody: wejście na scenę, zejście, ustawienie do zdjęcia.
• Plan B. Co, jeśli laureat jest nieobecny, mikrofon zawiedzie albo kolacja się opóźni. Prowadzący powinien mieć przygotowane wypełnienia.

Kto poprowadzi galę i kto ją obsłuży?

Prowadzący nadaje tempo wieczorowi. Może to być osoba z firmy, jeśli dobrze czuje się na scenie, albo zawodowy konferansjer. Niezależnie od wyboru prowadzący dostaje scenariusz z wyprzedzeniem, wymowę nazwisk laureatów i informację, kto z gości wymaga szczególnego powitania.

Obsługa gali to także osoby witające gości, pilnujące listy, kierujące do stołów i pomagające przy wręczaniu nagród. Przy większych wydarzeniach organizatorzy korzystają z hostess; o tym, jak zaplanować ich pracę, piszemy w tekście o hostessach na evencie. Na zapleczu potrzebny jest koordynator z pełnym scenariuszem, w stałym kontakcie z realizatorem dźwięku i światła oraz z obsługą kuchni.

Zadbaj też o bezpieczny powrót gości: informację o taksówkach lub zamówionych przewozach i napoje bezalkoholowe dostępne przez cały wieczór, także dla kierowców.

Ile kosztuje gala firmowa i od czego to zależy?

Gala to suma wielu osobnych zamówień, więc jej koszt najlepiej składać z ofert na poszczególne pozycje, a nie szacować jedną kwotą. Na koszt gali wpływają: liczba gości, miejsce, menu i obsługa kelnerska, technika (scena, nagłośnienie, oświetlenie, ekrany), prowadzący i program artystyczny, scenografia i dekoracje, statuetki i upominki, fotograf i wideo, transport. Porównując oferty, zestawiaj je pozycja po pozycji i sprawdzaj, co obejmuje cena. Własne stawki wpiszesz do kalkulatora budżetu eventu. Część tych pozycji może przejąć jedna agencja, jak przy galach firmowych realizowanych przez Event Total; wtedy poproś o wycenę rozpisaną na te same pozycje.

Czy gala firmowa to koszt reprezentacji?

Ustawa o CIT wyłącza z kosztów uzyskania przychodów koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 16 ust. 1 pkt 28). NSA w składzie siedmiu sędziów w wyroku z 17 czerwca 2013 r. (sygn. II FSK 702/11) przyjął, że wyłączeniu podlegają wydatki na usługi gastronomiczne, których jedynym lub głównym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz. Skutki zależą od stanu faktycznego, więc w razie wątpliwości warto zapytać księgowego lub doradcę podatkowego albo wystąpić o własną interpretację.

Szczegóły, także o VAT, opisujemy w tekście impreza firmowa w kosztach i VAT. Pozostałe teksty o uroczystych wydarzeniach znajdziesz w dziale wigilie i gale.