Prezenty dla pracowników na święta: wybór i podatki

Prezent świąteczny dla pracowników wybiera się od trzech decyzji: ile firma przeznacza na osobę, czy wszyscy dostają to samo i w jakiej formie (paczka, rzecz, karta). Skutki podatkowe zależą od źródła pieniędzy, bo zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) i środki obrotowe firmy mają w podatkach inne reguły, a przy środkach obrotowych interpretacje Dyrektora KIS rozstrzygają odmiennie.

Jak wybrać prezenty dla pracowników na święta?

Budżet na osobę ustala firma: najpierw kwota, potem forma. Sumę z wysyłką i pakowaniem rozpiszesz w kalkulatorze budżetu eventu.

Równe traktowanie. Ten sam prezent dla wszystkich; jeśli wartość ma się różnić, zapisz kryterium z góry.

Paczki spożywcze. Zapytaj o diety, alergie i ograniczenia religijne, tak jak przed wigilią firmową, i przygotuj dwa lub trzy warianty paczki.

Bez alkoholu. Nie planuj go jako prezentu ani elementu paczki; prezent ma pasować do każdego.

Osoby zdalne. Zbierz adresy do wysyłki z wyprzedzeniem i tylko na ten cel, a paczki mają dojść przed świętami.

Dzieci pracowników. Paczki dla dzieci zaplanuj jako osobną pozycję; w ZFŚS rodziny pracowników są osobami uprawnionymi (art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS).

Skąd firma bierze pieniądze na prezenty i dlaczego to ważne?

Prezent można sfinansować z ZFŚS albo ze środków obrotowych firmy. Ustawa o PIT uznaje za przychód ze stosunku pracy świadczenia „bez względu na źródło finansowania” (art. 12 ust. 1), ale zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 67 dotyczy tylko świadczeń z funduszu, a wyłączenie darowizn z PIT zależy od tego, czy prezent jest darowizną.

Jak prezent z ZFŚS rozlicza się w PIT?

Wolne od podatku są świadczenia rzeczowe i pieniężne otrzymane przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, sfinansowane w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, łącznie do 1000 zł w roku podatkowym (art. 21 ust. 1 pkt 67). Kwota 1000 zł obowiązuje od 2024 r.; limit 2000 zł wynikał z art. 52l pkt 3 i dotyczył lat 2020-2023. Paczka rzeczowa to świadczenie rzeczowe, o którym przepis mówi wprost. Bony, talony i inne znaki uprawniające do wymiany na towary lub usługi świadczeniami rzeczowymi nie są.

Dyrektor KIS w interpretacji z 9 września 2026 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.663.2026.1.MS) uznał, że karty podarunkowe i przedpłacone, zasilane kwotą finansowaną w całości z ZFŚS i różnicowaną według kryteriów socjalnych, są świadczeniami pieniężnymi w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 67, więc obejmuje je zwolnienie. Limit 1000 zł dotyczy łącznie wszystkich świadczeń z tego przepisu w roku, a nie każdej karty osobno; nadwyżka jest przychodem ze stosunku pracy. Interpretacji o papierowym bonie wymiennym na towar nie znaleźliśmy.

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej, a zasady korzystania z funduszu określa pracodawca w regulaminie (art. 8 ust. 1-2 ustawy o ZFŚS). Paczka „dla wszystkich po równo” z funduszu stoi w napięciu z tym przepisem, więc zacznij od regulaminu.

Czy prezent ze środków firmy jest przychodem pracownika?

Tu interpretacje są rozbieżne. Ustawy o PIT nie stosuje się do przychodów podlegających przepisom o podatku od spadków i darowizn (art. 2 ust. 1 pkt 3). Trybunał Konstytucyjny w uzasadnieniu wyroku K 7/13 napisał, że pracodawcy „(poza wyjątkowymi sytuacjami) nie dokonują darowizn na rzecz swoich pracowników”, a gdy pracodawca rzeczywiście chce obdarować konkretnego pracownika (przykład z wyroku: zegarek na jubileusz), korzyść tę „należałoby potraktować jako podlegającą” ustawie o podatku od spadków i darowizn, ale kryterium nie jest zamiar obdarowania, tylko obiektywna ocena, czy świadczenie leżało w interesie pracownika.

Prezent jako darowizna. Dyrektor KIS w interpretacji z 3 marca 2026 r. (sygn. 0112-KDIL2-1.4011.169.2026.1.KF) uznał, że upominki ze środków obrotowych, m.in. świąteczne, które według wniosku nie wynikały z umów o pracę ani regulaminów wynagradzania, zależały wyłącznie od decyzji pracodawcy, nie zależały od wyników pracy i nie wymagały świadczenia zwrotnego, co do zasady podlegają podatkowi od spadków i darowizn, a więc nie są przychodem ze stosunku pracy; spółka nie miała obowiązków płatnika. Dyrektor KIS w interpretacji z 19 listopada 2025 r. (sygn. 0111-KDIB2-2.4015.151.2025.5.DR; 0115-KDIT2.4011.524.2025.4.DT) uznał to samo dla paczek świątecznych dla dzieci pracowników, o jednakowej zawartości i wartości, przekazywanych tytułem darowizny.

Prezent jako przychód. Dyrektor KIS w interpretacji z 29 stycznia 2026 r. (sygn. 0115-KDIT2.4011.664.2025.1.KC) uznał świąteczne karty podarunkowe ze środków obrotowych, o wartości zależnej od wymiaru etatu i od tego, czy pracownik jest menedżerem, za przychód ze stosunku pracy, od którego płatnik pobiera zaliczkę. Powodem było to, że wnioskodawca wskazał, że karty nie zostaną wręczone tytułem darowizny w rozumieniu kodeksu cywilnego.

Jeśli prezent jest przychodem, pracodawca jako płatnik pobiera zaliczki (art. 32 ust. 1) i przesyła imienne informacje „sporządzone według ustalonego wzoru” (art. 39 ust. 1). Zwolnienie do 200 zł za świadczenia promocyjne wprost wyłącza pracownika świadczeniodawcy (art. 21 ust. 1 pkt 68a).

Darowizna i kwota wolna

Gdy prezent jest darowizną, wniosek z art. 9 i 14 ustawy o podatku od spadków i darowizn jest taki: pracownik spoza kręgu osób z art. 14 ust. 3 pkt 1-2 (np. małżonka, zstępnych, rodzeństwa darczyńcy) należy do III grupy podatkowej, a dla niej opodatkowane jest nabycie od jednego zbywcy o czystej wartości przekraczającej 5733 zł (kwota obowiązuje od 1 lipca 2023 r.). Darowizny od tego samego zbywcy sumuje się za rok ostatniego nabycia i 5 poprzedzających lat (art. 9 ust. 2).

Czy od prezentu płaci się składki ZUS?

Podstawą składek jest przychód w rozumieniu ustawy o PIT z tytułu zatrudnienia (art. 4 pkt 9 i art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), więc prezent uznany za darowiznę poza PIT nie zwiększa podstawy, a prezent będący przychodem ją zwiększa, chyba że obejmuje go wyłączenie z rozporządzenia składkowego; wyłączenia dla prezentów ze środków obrotowych nie zidentyfikowaliśmy. Świadczenia finansowane ze środków na cele socjalne w ramach ZFŚS są poza podstawą bez limitu kwotowego (§ 2 ust. 1 pkt 19). To wnioski z przepisów; stanowiska ZUS nie zweryfikowaliśmy.

Stan prawny na 1 października 2026 r.

Co z VAT od prezentów dla pracowników?

Nieodpłatne przekazanie towarów firmy na cele osobiste pracowników jest dostawą towarów, jeżeli przy ich nabyciu przysługiwało odliczenie VAT (art. 7 ust. 2). Dyrektor KIS w interpretacji z 27 marca 2026 r. (sygn. 0114-KDIP1-1.4012.29.2026.3.KOM) uznał, że skoro według opisu prezenty nie miały związku z działalnością opodatkowaną, odliczenie nie przysługiwało, a ich przekazanie nie podlegało VAT. Dyrektor KIS w interpretacji z 20 lutego 2026 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.907.2025.4.ICZ) uznał natomiast, że towary przekazane pracownikom na imprezie, przy których odliczenie przysługiwało, podlegają VAT. Ustawa wyłącza z art. 7 ust. 2 prezenty o małej wartości przekazywane na cele związane z działalnością gospodarczą (art. 7 ust. 3-4: łącznie do 100 zł bez podatku na osobę w roku podatkowym przy ewidencji obdarowanych albo do 20 zł jednostkowej ceny nabycia bez podatku bez ewidencji), ale interpretacji rozstrzygającej, czy to obejmuje prezenty dla własnych pracowników, nie znaleźliśmy. Więcej o VAT od świadczeń dla zespołu w tekście impreza firmowa w kosztach i VAT.

Czy prezenty dla pracowników są kosztem firmy?

Interpretacje są sprzeczne. Dyrektor KIS w interpretacji z 18 kwietnia 2024 r. (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.57.2024.4.DK) uznał, że spółka może zaliczyć do kosztów upominki okolicznościowe dla pracowników, w tym świąteczne paczki. Dyrektor KIS w interpretacji z 6 sierpnia 2026 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.296.2026.2.ZK) uznał, że prezenty dla pracowników, w tym świąteczne, które według wniosku nie były wynagrodzeniem, nie są kosztem z powodu wyłączenia darowizn w art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o CIT. Dla przedsiębiorcy na PIT podobne wyłączenie zawiera art. 23 ust. 1 pkt 11, ale interpretacji o prezentach dla pracowników na jego gruncie nie znaleźliśmy.

Interpretacja indywidualna wiąże tylko wnioskodawcę, a skutki zależą od stanu faktycznego, więc w razie wątpliwości warto zapytać księgowego lub doradcę podatkowego albo wystąpić o własną interpretację. Ogólne zasady przychodu pracownika omawiamy w tekście impreza firmowa a PIT i ZUS, a inne wydarzenia z oprawą w dziale wigilie i gale.

Tekst opisuje ogólne zasady według stanu prawnego na 1 października 2026 r. i nie jest indywidualną poradą podatkową. Wzmianki o braku interpretacji dotyczą przeglądu Eureki z tego dnia, który nie był wyczerpujący.